เทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ ไอที (IT ย่อจาก information technology) หมายถึง เทคโนโลยีสำหรับการประมวลผลสารสนเทศ ซึ่งครอบคลุมถึงการรับ-ส่ง การแปลง การจัดเก็บ การประมวลผล และการค้นคืนสารสนเทศ ในการประยุกต์ การบริการ และพื้นฐานทางเทคโนโลยี สามารถแบ่งกลุ่มย่อยเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่ คอมพิวเตอร์, การสื่อสาร และข้อมูลแบบมัลติมีเดีย ซึ่งในแต่ละกลุ่มนี้ยังแบ่งเป็นกลุ่มย่อยๆ ได้อีกมากมาย องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนนี้ ยังต้องอาศัยการทำงานร่วมกัน ยกตัวอย่างเช่น เครื่องเซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์ (คอมพิวเตอร์) เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบเครือข่าย (การสื่อสาร) โดยมีการส่งข้อมูลต่างๆ ไปยังเครื่องลูก (ข้อมูลแบบมัลติมีเดีย)

ในบางครั้งจะมีการใช้ชื่อว่า เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

(information and communications technology ย่อว่า ICT)

เทคโนโลยีของระบบสารสนเทศในปัจจุบัน ประกอบด้วย

1. ระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing System)
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System)

3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)
4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System)
5. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems)

1. ระบบประมวลผลข้อมูล

ระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing System หรือ DP) หรือบางครั้งเรียกว่า ระบบประมวลผลรายการประจำ (Transaction Processing System หรือ TPS) หรือระบบประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing หรือ EDP) เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดข้อมูลขั้นพื้นฐาน โดยเน้นที่การประมวลผลรายการประจำวัน (Transaction) และการเก็บรักษาข้อมูล

ระบบประมวลผลข้อมูลมักจะทำงานอยู่เฉพาะส่วนหนึ่งส่วนใดของธุรกิจเท่านั้น เช่นฝ่ายการเงินและบัญชี ฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด เป็นต้น โดยแต่ละฝ่ายจะมีการประมวลผลที่แยกจากกัน ข้อมูลจะถูกป้อนและจัดเก็บอยู่ในรูปของไฟล์ และไฟล์ต่างๆ จะถูกแก้ไขระหว่างการประมวลผลรายการประจำวัน จากนั้นผลลัพธ์จะถูกแสดงออกมาตามคาบเวลาที่กำหนด เช่น ใบส่งของ หรือรายงานประจำเดือน เป็นต้น

ระบบประมวลผลข้อมูลมักจะถูกใช้งานได้ถึงระดับของ ผู้บริหารระดับปฎิบัติการ (Operational Management) เท่านั้น เนื่องจากระบบชนิดนี้จะไม่ยืดหยุ่น และไม่สามารถสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศที่ไม่ได้จัดเเก็บอยู่ในระบบได้

อย่างไรก็ดี ข้อมูลในระบบประมวลผลข้อมูลจะเป็นพื้นฐานที่สำคัญสำหรับนำไปประมวลผลในระบบระดับสูงอื่นๆ ซึ่งมีความยืดหยุ่นพอที่จะให้สารสนเทศเพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในสภาวะแวดล้อมที่มักมีการเปลี่ยนแปลงได้ นั่นคือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System)

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร

สารสนเทศเพื่อการบริการ (Management Information System)หรือ MIS

คือ ระบบบริหารที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศจากภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งที่คาดว่าจะเป็นอนาคต นอกจากนี้ระบบ MIS จะต้องให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

แม้ว่าผู้บริหารที่ได้รับประโยชน์จากระบบ MIS สูงสุด คือ ผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบ MISแล้วจะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้ง 3 ระดับ คือ ทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบ MIS จะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและจุดประสงค์ในการใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา รายงานตามต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์ หรือเหตุการณ์ปกติ ตัวอย่างรายงานที่ออกโดยระบบ MIS เช่น การวิเคราะห์การขายแยกตามพื้นที่ การวิเคราะห์ต้นทุน งบประมาณประจำปี การวิเคราะห์การลงทุน และตารางการผลิต เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบเอ็มไอเอส

ลักษณะระบบของ MIS ที่ดีสามารถสรุปได้ ดังนี้

• ระบบ MIS จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
• ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
• ะบบ MIS จะช่วยให้ผู้บรหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
• ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่น และสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
• ะบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และกำจัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ความแตกต่างของ MIS และ DP

• การใช้ระบบฐานข้อมูลร่วมกันของเอ็มไอเอส แทนการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลแบบแยกกันของระบบดีพี ทำให้มีความยืดหยุ่นพอที่จะให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ
• ระบบ MIS จะรวบรวมเก็บข้อมูลจากฝ่ายทำงานต่างๆ ขณะที่ระบบ DP มีการใช้งานแยกจากกันในแต่ละฝ่าย
• ระบบ MIS จะให้สารสนเทศสำหรับผู้บริหารทุกระดับ ในขณะที่ระบบ DP จะให้ระดับปฏิบัติการเท่านั้น
  สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ ส่วนมากจะได้รับการตอบสนองทันทีจากระบบ MIS ในขณะที่ระบบ DP จะต้องรอให้ถึงเวลาสรุป (จากรายงาน)

3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

ระบบการตัดสินใจ (Decision Support Systems) หรือ DSS เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบอ็มไอเอสอีกระบบหนึ่ง เนื่องจากผู้ที่มีหน้าที่ในการตัดสินใจจะสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบเอ็มไอเอสของระบริษัท สำหรับการตักสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่บ่อยครั้งที่ผู้ตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์ และเผชิญกับการตัดสินใจที่ประกอบด้วยปัจจัยที่ซับซ้อนเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวลผลเข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้องจึงทำให้เกิดการสนับสนุนการตัดสินใจ ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน (made by order) ในหลาย ๆ สถาณการณ์ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจมีหน้าที่ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างสะดวก โดยอาจจะช่วยผู้ตัดสินใจในการเลือกทางเลือก หรืออาจมีการจัดอันดับให้ทางเลือกต่าง ๆ ตามวิธีที่ผู้ตัดสินใจจะเป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้ ซึ่งจะใช้ชุดเครื่องมือที่ประกอบขึ้นจากทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ เพื่อช่วยให้ผู้ตัดสินใจสามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด เช่น การแสดงกราฟฟิกแบบต่าง ๆ หรือใช้ระบบจัดการฐานข้อมูล () เป็นต้น นอกจากนี้ ยังมีการใช้โมเดลการวางแผนการทำนาย รวมทั้งการใช้ภาษาในการซักถามที่ใกล้เคียงกับภาษามนุษย์ หรือแม้แต่ระบบปัญญาประดิษฐ์ เพื่อให้บริหารสามารถเรียกใช้สารสนเทศที่ต้องการได้ โดยไม่จำเป็นต้องขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญเลย

คุณสมบัติของระบบดีเอสเอส

ลักษณะของระบบดีเอสเอสที่ดีสามารถสรุปได้ดังนี้

• ระบบดีเอสเอสจะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจ
• ระบบดีเอสเอสจะถูกออกแบบมาสามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
• ระบบดีเอสเอสจะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธสาสตร์
• ระบบดีเอสเอสจะมีรูปแบบการใช้งานเอนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์ และมีเครื่องมือในการวิเคราห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
• ระบบดีเอสเอสจะต้องมีระบบโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่าย ผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
• ระบบดีเอสเอสสามารถปรับตัวให้เข้ากับข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
• ระบบดีเอสเอสต้องมีระบบกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• ระบบดีเอสเอสต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลองค์กรได้
• ระบบดีเอสเอสต้องทำโดยไม่ขึ้นกับระบบทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
• ระบบดีเอสเอสต้องมีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารต่างๆ

ความแตกต่าง ของระบบดีเอสเอส และเอ็มไอเอส

1. ระบบเอ็มไอเอส จะถูกออกแบบเพื่อจัดการเฉพะกับผู้ที่มีปัญหาที่มีโครงสร้างเท่านั้น ในขณะที่ระบบดีเอสเอถูกออกแบบให้สามารถจัดการกับปัญหาแบบกึ่งมีโครงสร้าง หรือแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอน
2. ระบบเอ็มไอเอส จะถูกออกแบบและสร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนงานที่แน่นอน เช่น ระบบบัญชี การควบคุมสินค้าคงคลัง
3. ระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงานหรือสารสนเทศที่สรุปออกมากับผู้ใช้ ในขณะที่ระบบดีเอสเอสจะโต้ตอบโดยทันที
4. ในระบบไอเอ็มเอส ผู้ใช้ไม่สามารถขอให้ระบบสนับสนุนสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจที่ต้องการเป็นการเฉพาะ หรือในรูปแบบที่เฉพาะตัว แต่ในระบบดีเอสเอส ผู้ใช้สามารถกำหนดได้เอง
5. ระบบเอ็มไอเอศจะให้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์สูงกับผู้บริหารระดับกลาง ในขณะที่ระบบดีเอสเอสจะให้สารสนเทศที่เหมาะกับทั้งผู้บริหารระดับกลางและระดับสูง

4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง

ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems ) หรือ EIS เป็นระบบที่สร้างขึ้น เพื่อสนับสนุนสารสนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ หรือสามารถกล่าวได้ว่า ระบบอีไอเอส คือ ส่วนหนึ่งของระบบดีเอสเอสที่แยกออกมา เพื่อเน้นในการให้สารสนเทศที่สำคัญต่อการบริหารแก่ผู้บริหารระดับสูงสุด

ลักษณะเฉพาะของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง

1. ระดับการใช้งาน มีการการใช้งานบ่อย
2. ทักษะทางคอมพิวเตอร์ ไม่จำเป็นต้องมีทักษะสูง ระบบสามารถใช้งานได้ง่าย
3. ความยืดหยุ่นสูง จะต้องการเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
4. การใช้งาน ใช้ในงานตรวจสอบควบคุม
5. การสนับสนุนการตัดสินใจ ผู้บริหารระดับสูงไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน
6. การสนับสนุนข้อมูล ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
7. ผลลัพธ์ที่แสดง ตัวอักษร ตาราง ภาพ และเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
8. การใช้งานภาพกราฟฟิคสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ
9. ความเร็วในการตอบสนอง จะต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว ทันทีทันใด

ระบบอีไอเอสจะใช้ข้อมูลจากทั้งภายในภายนอกองค์กร (เช่น รายงานจากหน่วยงานของรัฐบาล หรือข้อมูลประชากร) นำมาสรุปอยู่ในรูปแบบที่สามารถตรวจสอบ และใช้ในการตัดสินใจโดยผู้บริหารได้ง่าย นอกจากนี้ ยังช่วยให้ผู้บริหารดูในรายละเอียดที่ต้องกรในจุดต่างๆได้อีกด้วย

ตัวอย่างของระบบอีไอเอส เช่น รายงานเกี่ยวกับการเงินและสถานะภาพทางธุรกิจของบริษัทรวมทั้งอัตราส่วนสินทรัพย์ต่อหนี้สิน หรือจำนวนลูกค้าเฉลี่ยต่อนาทีที่ใช้บริการสนับสนุนหลังการขายทางโทรศัพท์เป็นต้น โดยระบบอาจแสดงลูกศรเพื่อให้ทราบว่าอัตราส่วนดีขึ้น เท่าเดิมหรือแย่ลง รวมทั้งข้อมูลที่แสดงอาจใช้สีในการแสดงสถานการณ์ต่างๆก็ได้ ซึ่งลูกศรหรือสีจะช่วยให้ผู้บริหารทราบถึงแนวโน้มได้อย่างรวดเร็ว ระบบอีไอเอสจะถูกออกแบบให้แสดงสารสนเทศขององค์กรโดยสรุป แต่ในขณะเดียวกันก็สามารถดูลึกเข้าไปถึงรายละเอียดที่ต้องการได้ โดยการเลือกหัวข้อที่สนใจและสั่งให้ระบบแสดงข้อมูลในส่วนนั้นเพิ่มเติม

จุดเด่นของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง

1. ง่ายต่อผู้บริหารระดับสูงในการใช้งาน
2. การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
3. ให้สารสนเทศสรุปของบริษัทในเวลาที่ต้องการ
4. ทำให้สามารถเข้าใจสารสนเทศได้ดีขึ้น
5. มีการกรองข้อมูลทำให้ประหยัดเวลา
6. ทำให้ระบบสามารถติดตามสารสนเทศได้ดีขึ้น

จุดด้อยของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง

1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน
2. อาจทำให้บริหารจำนวนมาก รู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป
3. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ
4. ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้
5. ระบบอาจจะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้
6. ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
7. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล

ความแตกต่างของระบบอีไอเอส และ ดีเอสเอส

• ระบบดีเอสเอสถูกออกแบบเพื่อให้สารสนเทศที่สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลางถึงระดับสูง แต่ระบบอีไอเอสจะเน้นการให้สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ
• ระบบดีเอสเอสจะมีส่วนของการใช้งานที่ใช้ไม่ง่ายเท่ากับระบบอีไอเอส เนื่องจากระบบอีไอเอสเน้นให้ผู้บริหารระดับสูงสุดใช้นั่นเอง
• ระบบอีไอเอสสามารถสร้างขึ้นมาบนระบบดีเอสเอส เสมือนเป็นระบบซึ่งช่วยให้สอบถามและใช้งานข้อมูลได้สะดวกขึ้น ซึ่งระบบอีไอเอสจะส่งต่อการสอบถามนั้นไปยังระบบดีเอสเอส และทำการสรุปข้อมูลที่ระบบดีเอสเอสส่งมาให้อยู่ในรูปที่ผู้บริหารสามารเข้าใจได้ง่าย

5. ระบบผู้เชี่ยวชาญ(Expert Systems)

ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems) มีส่วนที่คล้ายคลึงกับระบบอื่นๆ คือ เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยผู้บริหารแก้ไขปัญหาหรือทำการตัดสินได้ดีขึ้น ระบบผู้เชี่ยวชาญจะแตกต่างกับระบบอื่นอยู่มาก จะเกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ (knowledge) มากกว่าสารสนเทศ และถูกออกแบบให้ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้วิธีเดี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญที่มนุษย์เป็น โดยใช้หลักการทำงานด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence)
ระบบผู้เชี่ยวชาญจะทำการโต้ตอบกับมนุษย์ โดยมีการถามข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อความกระจ่าง ให้ข้อแนะนำ และช่วยเหลือในการตัดสินใจ นั่นคือทำงานคล้ายกับเป็นมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในการแก้ไขปัญหานั้น เนื่องจากระบบนี้คือการจำลองความรู้ของผู้เชี่ยวชาญจริง ๆ มานั่นเอง โดยผู้เชี่ยวชาญในที่นี้อาจเป็นได้ทั้งผู้เชี่ยวชาญในการบริหาร ผู้เชี่ยวชาญในเรื่องภาษี ผู้เชี่ยวชาญในเรื่องยา หรือแม้แต่ผู้เชี่ยวชาญในการทำอาหารก็ตาม

คุณสมบัติของระบบผู้เชี่ยวชาญ

ข้อดีของระบบผู้เชี่ยวชาญ จะค่อนข้างต่างกว่าระบบสารสนเทศอื่นๆ ดังนี้

1. ระบบผู้เชี่ยวชาญ ช่วยในการเก็บความรู้ของผู้เชี่ยวชาญในด้านใดด้านหนึ่งไว้ ทำให้ไม่สูญเสียความรู้นั้น เมื่อผู้เชี่ยวชาญต้องการออกจากองค์กรหรืออาจไม่ปฏิบัติงานได้
2. ระบบผู้เชี่ยวชาญ จะช่วยขีดความสามารถในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารจำนวนมากพร้อมๆ กัน
3. ระบบผู้เชี่ยวชาญ สามารถเพิ่มทั้งประสิทธิภาพและประสิทะผลให้กับผู้ตัดสินใจได้อย่างมาก
4. ระบบผู้เชี่ยวชาญ จะทำให้การตักสินใจในแต่ละครั้งมีความใกล้เคียงและไม่มีความขัดแย้งกัน
5. ระบบผู้เชี่ยวชาญ ช่วยลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ มีความเหมาะสมที่จะเป็นระบบในการฝึกสอนเป็นอย่างมาก